SOCIEDAD COMERCIAL LOS TRES ELEFANTES S.A.

I. OBJETO

La presente política de protección de datos personales, reglamenta y establece las condiciones de seguridad y confidencialidad, términos, condiciones y finalidades bajo las cuales la Sociedad LOS TRES ELEFANTES S.A., identificada con NIT 860.030.478-5, recopila, almacena, utiliza, circula, suprime y le da tratamiento a los datos que recibe de sus empleados, terceros y de sus clientes en general de acuerdo con lo consagrado en la Ley Estatutaria 1581 del año 2012, así como cualquier otra norma que la adicione, modifique o complemente. 

II. ALCANCE 

Establecer el desarrollo reglamentario y marco jurídico aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales objeto de tratamiento por el Responsable del Tratamiento, previa a autorización del titular de la información, con los fines establecidos en el objeto anteriormente delimitado; esto es, la recopilación, utilización y circulación de la información. 

 

La Política comprende los principios que se deben aplicar al interior de LOS TRES ELEFANTES S.A., derechos a los cuales pueden acceder los Titulares de la Información, deberes de los Responsables del Tratamiento de datos personales, pautas para la recolección de autorizaciones, procedimiento para la realización de consultas y reclamos por parte de los Titulares de la Información, matriz de riesgos (Identificación, medición, control y monitoreo), reporte de incidentes y capacitación de empleados. 

III. FINALIDAD 

Los Titulares de la Información (Clientes, Empleados y Terceros en general), autorizan de forma voluntaria, libre y consiente a la Sociedad LOS TRES ELEFANTES S.A., a obtener, compilar, almacenar, utilizar, actualizar y/o suprimir sus datos o información personal que estén siendo tratados, de forma parcial o total, dentro del giro ordinario del negocio. Dicha información es utilizada para propósitos que incluyen, pero no se limitan a:

 

• Tramitar operaciones de gestión administrativa, que contengan datos de accionistas, junta directiva, empleados, clientes y proveedores persona natural, en desarrollo del objeto social de la Compañía.
• Comunicar a través de cualquier canal destinado para tal propósito, las diferentes promociones, sucesos, productos y servicios relacionados con los bienes y servicios que ofrece y comercializa en sus almacenes la Sociedad LOS TRES ELEFANTES S.A.
• Dar a conocer nuestras actividades publicitarias y promocionales, a nuestros diferentes clientes.
• Brindar servicio al cliente.
• Identificar al cliente para las diferentes relaciones comerciales que nacen de la venta de nuestros bienes y servicios.
• Dirigir sorteos, promociones o encuestas.
• Mantener comunicación física o electrónica con el cliente, incluyendo el envío de información relacionada con el ofrecimiento de nuevos productos y servicios.
• Enviar comunicaciones de comercialización.
• Realizar otras actividades comerciales según sea necesario o según se describa en otras partes dentro de esta política.
• Tramitar pedidos de productos, servicios o información.
• Realizar análisis estadísticos y de mercado; desarrollo y mejora de servicios y productos de la Sociedad LOS TRES ELEFANTES S.A., iniciativas comerciales y promocionales; actualización de datos y para fines de investigación de mercado.

El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado y/o conductas positivas del titular a excepción de aquellos datos que sean considerados por ley de naturaleza pública. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo a la ley, la cual debe ser informada previamente al Titular de la Información.

IV. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y AGENTE RECEPTOR DE LA MISMA 

El responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos. En este sentido, el responsable del tratamiento de la base de datos identificada a continuación es la Sociedad Comercial denominada LOS TRES ELEFNTES S.A, cuyos datos de contacto son:

• Dirección: Calle 187 No. 20 – 85 Local 121, de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia
• Email: contactenos@lostreselefantes.com.co 

V. NORMATIVIDAD 

• Constitución Política: Se encuentra regulado el derecho a la información en su Artículo 15, en la cual se establece el alcance de los derechos relacionados con la intimidad personal, familiar y Habeas Data.
• Ley 1581 del 2012: Ley en la cual se establecen las disposiciones generales para la protección de datos personales en aspectos relacionados con:
• Derechos de los Titulares de La Información.

• Políticas de Tratamiento de Datos Personales por parte de los Responsables y Encargados de la Información.

• Autorización del Titular de Información para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Trasferencia de Datos Personales, entre otros. 

VI. DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento emitido de manera previa, expresa e informada y/o conductas positivas del titular de la información a la Compañía solicitante, para poder llevar a cabo el adecuado tratamiento a sus datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita realizada por el responsable del tratamiento de los datos, en el cual le notifica al Titular de la Información la existencia de políticas para el tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, almacenados de manera digital o física.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, privados, semiprivados, reservados o sensibles.

DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

DATO PÚBLICO: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

DATO SEMIPRIVADO: Es aquel dato que no es de naturaleza íntima, reservada, ni pública y su conocimiento puede interesar no solo a su titular sino a un grupo de personas o a la sociedad en general, como lo es el dato financiero o crediticio. Para la manipulación de dichos datos es necesario tener la autorización expresa del titular.

DATO SENSIBLE: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular de la Información o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como: origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

El tratamiento de los datos sensibles se encuentra prohibido a excepción de los siguientes casos:

• Cuando se cuente con autorización explícita del titular.
• Se requiere la información para salvaguardar un interés vital del titular.
• Para actividades legitimas de las ESAL (ONG’s).
• Tratamiento de datos en un proceso judicial.
• Finalidad histórica, estadística o científica.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

FUENTE DE INFORMACIÓN: Es la Persona Natural o Jurídica que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de cualquier otra índole, y que en razón de una autorización legal o del Titular de la Información, suministra esos datos a un operador de información.

HABEAS DATA: Es el derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

OPERADOR DE INFORMACIÓN: Entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

TITULAR DE LA INFORMACIÓN: Es la Persona Natural a quien se refiere la información que reposa en la base de datos, los cuales son objeto de tratamiento por parte de la Compañía.

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: Es el tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, dentro de los cuales se encuentra la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

USUARIO: Persona Natural o Jurídica que puede acceder a la información personal de uno o varios titulares de la información, suministrada por el operador, la fuente o directamente por el Titular de la Información.

VII. LIBERTAD EN EL SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN 

LOS TRES ELEFANTES S.A., dará tratamiento a los datos de Personas Naturales que proporcionen una autorización expresa o por conducta positiva, garantizando que previamente el Titular de la Información conozca, a través de los medios tecnológicos o físicos que la Compañía destine para tal fin, el contenido de la presente política. Para ello, LOS TRES ELEFANTES S.A. solicita las debidas autorizaciones de la siguiente manera:

TRABAJADORES: En virtud del contrato laboral, los empleados vinculados a LOS TRES ELEFANTES S.A. aceptan y autorizan el manejo de sus datos personales, que serán utilizados para el cumplimiento de las normas laborales relativos al pago de nómina, el control de novedades laborales (incapacidades, permisos, Liquidación de Horas Extras, afiliaciones y aportes al sistema de seguridad social y parafiscales), entre otros, en los términos de ley.

PROVEEDORES: En virtud de la oferta comercial los proveedores Persona Natural vinculados contractualmente con LOS TRES ELEFANTES S.A., aceptan y autorizan el manejo de sus datos personales. Dicha información será utilizada únicamente para actividades legales relacionadas con la actividad comercial desempeñada por la Compañía, entre las cuales se encuentran las siguientes: acuerdos comerciales, cotizaciones, facturación de pedidos y demás relaciones comerciales que surjan con el objeto de adquirir sus productos o servicios.

CLIENTES: La información de los clientes será capturada con el objetivo de efectuar actividades dentro del giro ordinario del negocio de la Compañía, a través del formato establecido para la realización de rifas, sorteos ofertas, eventos, para el pago y transporte de las compras a través de comercio electrónico y para atender Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR), relacionados con la veracidad, actualización y/o supresión de datos personales mediante el documento “C7-31 FR01 Formato de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR)”, cuando éstas se lleguen a presentar.

VIII. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Cuando proporcionen Información Personal, LOS TRES ELEFANTES S.A. la utilizará con el propósito específico para el que fue obtenida (por ejemplo, para fines de ejecución de nuestro objeto social, de contratación laboral, fines estadísticos, promocionales, etc.) y tomará todas las precauciones necesarias, para mantener la información personal segura. Toda la información que trate sobre datos personales está supeditada a acceso restringido con el propósito de evitar el acceso por parte de personas no autorizadas, y hechos o incidentes que comprometan la fuga de información. 

LOS TRES ELEFANTES S.A. adoptará las medidas de seguridad de la información proporcionando los recursos físicos y tecnológicos necesarios para la protección y custodia de las bases de datos físicas y magnéticas, instruyendo al personal encargado de realizar el tratamiento de los datos, a fin de evitar situaciones que conlleven la alteración, pérdida, consulta, uso, o acceso no autorizado o fraudulento. 

IX. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Todos los aliados estratégicos Persona Natural que proporcionen información personal a LOS TRES ELEFANTES S.A. podrán hacer valer en cualquier momento los siguientes derechos:

• Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LOS TRES ELEFANTES S.A. quien actúa como Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• El Titular de la Información tiene derecho a solicitar en cualquier momento la autorización otorgada a LOS TRES ELEFANTES S.A. para el tratamiento de su información, exceptuando aquellos casos en los cuales no es requerida, según lo establecido en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• Ser informado por LOS TRES ELEFANTES S.A., previa solicitud del Titular de la Información, respecto al uso que les ha dado a sus datos personales.
• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que la Compañía atenta contra su derecho de Habeas Data, según lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que LOS TRES ELEFANTES S.A. como responsable del tratamiento de sus datos, no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales y legales. 
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, según los canales establecidos en la presente política.

X. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 18 AÑOS

La Sociedad LOS TRES ELEFANTES S.A., velará por el uso adecuado de los datos personales de naturaleza pública de los niños, niñas y adolescentes menores de 18 años, buscando que se respeten en su tratamiento el interés superior de aquellos, en aras del respeto a sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión la cual deberá ejercerse a través de la persona que ostente su representación legal.

Por lo tanto, si un cliente suministra datos de tal forma que se pueda identificar que éstos corresponden a un menor de 18 años, la Sociedad LOS TRES ELEFANTES S.A., actuará conforme a lo expresado para tratar dichos datos, de acuerdo a la presente Política de Privacidad. La información de menores que se requiera utilizar será notificada al Titular de la Información y a su respectivo acudiente, haciendo especial énfasis en que no existe obligación alguna en proporcionar dicha información.

XI. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CONSULTAS

El titular de los datos personales podrá consultar la información suministrada a la Sociedad LOS TRES ELEFANTES S.A. en cualquier momento, tramitando la solicitud a través de los siguientes canales dispuestos para tal propósito: 

• El portal www.lostreselefantes.com.co en el link HABEASDATA.

• Mediante el e-mail habeasdata@lostreselefantes.com.co

• En los Centros de Servicio al Cliente ubicados en los almacenes Esperanza, Cedritos, Pasadena, Centro Chía, Sogamoso y Neiva, diligenciando la PQR correspondiente.
• Finalmente, si el tercero no tiene acceso a los mecanismos antes indicados, podrá dirigir su solicitud por escrito a la dirección Calle 187 No. 20 – 85 Local 121 Centro Comercial Plaza Norte, de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, dirigida al Área Jurídica.

Las solicitudes de consulta serán atendidas por el área encargada, quien emitirá decisión de fondo dentro de los diez (10) días hábiles contado a partir del recibo de la misma. 

Cuando no se logre dar respuesta a las solicitudes realizadas dentro de los diez días estipulados, se informará al Titular de la Información el motivo de la demora y la nueva fecha en la cual se dará respuesta a la solicitud realizada, la cual no puede ser superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XII. PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y/O SOLICITUDES – PQRS

Cuando el Titular de la Información o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o eliminada, o advierta el presunto incumplimiento de alguno de sus derechos, podrán presentar un reclamo ante LOS TRES ELEFANTES S.A, teniendo en cuenta los siguientes requisitos:

El reclamo debe contener la siguiente información:

• Documento de Identificación del Titular de la Información.
• Descripción de los hechos que dan origen al reclamo.
• Dirección en la cual desea obtener respuesta al reclamo (Física o Electrónica).
• Documento que pretende hacer valer.

Si la información proporcionada por el interesado se encuentra incompleta, se solicitará al interesado la información pertinente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación del reclamo. El Titular de la Información tendrá como plazo máximo dos (2) meses para complementar la información solicitada a partir de la fecha en la cual se realizó el requerimiento, de lo contrario se entenderá que el interesado desistió del reclamo.

Cuando la persona que recibe el reclamo no puede o no es competente para dar respuesta al requerimiento, tendrá que escalar el caso a la persona correspondiente en un plazo máximo de dos (2) días hábiles, e informar dicho caso. 

El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su radicación por parte del Titular. Cuando no sea posible atender el reclamo en el tiempo establecido, se informará al Titular de la Información los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no será mayor a ocho (8) días hábiles a partir del vencimiento del primer término.

XIII. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y/O SOLICITUDES – PQRS

Las solicitudes realizadas por los titulares de la información serán atendidas por el Jefe Jurídico, según lo establecido en el instructivo para la Realización de Consulta y Reclamos (Anexo 3) quien será el responsable de dar el trámite correspondiente y emitir la respuesta al Titular de la Información, en los tiempos definidos en la presente política y cumpliendo con los requisitos establecidos en la Ley 1581 del 2012 y demás normas relacionadas con el derecho de Habeas Data.

XIV. MATRIZ DE RIESGOS

LOS TRES ELEFANTES S.A. con el fin de mantener un esquema de mejora continua en los lineamientos establecidos en la “Política de Protección de Datos”, y lograr la identificación oportuna de amenazas contra la seguridad de la información en cada uno de los procesos de la Compañía, cuenta con un esquema de identificación, medición y mitigación de riesgos.

Es deber todos los Responsables y Encargados del Tratamiento de los datos proporcionados por los Titulares de la Información, participar activamente en la identificación de amenazas que atenten contra la Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la información. Dichos riesgos deben ser notificados al Encargado de Registro de Bases de Datos para que en conjunto con los Líderes de Área establezcan las estrategias a seguir.

XV. METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN, MEDICIÓN, CONTROL Y MONITOREO DE LOS RIESGOS

La política establece en su Anexo 2 la metodología para gestionar los riesgos, buscando minimizar la probabilidad de incurrir en incidentes que representen fuga de la información, fallas o inadecuaciones identificadas en los recursos humanos, procesos, infraestructura física y tecnológica o por ocurrencia de acontecimientos externos. Con base al tipo de riesgo identificado y a su impacto estimado, se deben establecer estrategias de mitigación clasificadas de la siguiente manera:

ACCIONES PREVENTIVAS: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial o una situación potencialmente no deseable.

ACCIONES CORRECTIVAS: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

ACCIONES DE MEJORA: Acción tomada para incrementar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos y la satisfacción de los usuarios y otras partes interesadas.

XVI. REPORTE DE RECLAMOS PRESENTADOS POR LOS TITULARES

Los reclamos presentados por los Titulares de la Información ante Los Tres Elefantes S.A. serán notificados a la Superintendencia de Industria y Comercio por medio del Registro Nacional de Bases de Datos. El reporte será realizado anualmente en los plazos establecidos por dicha Entidad, independientemente de que existan o no novedades.

XVII. REPORTE DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

En caso de presentarse una violación a los mecanismos de seguridad definidos para la protección de datos personales (pérdida, robo, acceso no autorizado, etc.), por factores internos o externos a la Compañía, Los Tres Elefantes S.A. por intermedio de su Encargado de Registro de Bases de Datos, realizará el respectivo reporte en el Registro Nacional de Bases de Datos, ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en los siguientes quince (15) días hábiles a la fecha en la cual se tiene conocimiento del suceso. Así mismo, se realizará anualmente los reportes en las fechas establecidas por ley, independientemente de que existan o no novedades.

XVIII. ACTUALIZACIÓN DE BASES DE DATOS

Las bases de datos serán actualizadas en el Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes, cuando se presenten cambios sustanciales como lo son: cambio en las finalidades de alguna de las bases de datos, en los encargados del tratamiento, en alguno de los puntos establecidos en la política, en los canales de atención establecidos, en el tipo de datos manejado en alguna de las bases de datos (Públicos a Sensibles) o cuando se realice transferencia o transmisión de datos personales. Las demás modificaciones que no se consideren sustanciales, serán actualizadas anualmente en las fechas establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

En caso de requerir crear una nueva base de datos al interior de la Compañía, ésta debe ser reportada en el Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los dos meses siguientes a la fecha de su creación.

XIX. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

LOS TRES ELEFANTES S.A. con el objetivo de garantizar que la información personal proporcionada por los Titulares de la Información sea tratada de manera confidencial y manteniendo su integridad durante su uso, establece los siguientes mecanismos de seguridad:

• Control de usuarios para acceder a los diferentes sistemas de información de la compañía, con niveles de permisos asociados a las características del cargo.
• Controles de acceso físico, para acceder a los archivos que contienen información personal como lo son: Hojas de vida de empleados, contratos, etc.
• Aplicaciones para protección contra accesos no autorizados a la información (Firewalls, control de contenido, antivirus, etc.).

La Compañía en aras de garantizar el respaldo de la información de las bases de datos que maneja en medio electrónico, cuenta con la realización de Back-up según lo establecido en el procedimiento interno “S3-3 Back-up”.

XX. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN EN VIDEOS DE VIGILANCIA

LOS TRES ELEFANTES S.A. cuenta con circuitos cerrados de vigilancia en sus instalaciones, para garantizar la seguridad en los almacenes, los cuales tienen como finalidad únicamente brindar apoyo para las labores de monitoreo realizadas por el personal de control. Para garantizar el derecho de Habeas Data la Compañía establece avisos al ingreso de las instalaciones, en los cuales advierte a las personas que están siendo monitoreadas por su seguridad y especifica la siguiente información:

• Persona Responsable del Tratamiento de la información y sus respectivos datos de contacto.
• Derechos de los Titulares de la Información y medios en los cuales los cuales se puede consultar la presente Política de Protección de Datos Personales.

XXI. ENTRADA EN VIGENCIA

La Sociedad LOS TRES ELEFANTES S.A., se reserva el derecho a modificar o remover esta Política en cualquier momento y sin previo aviso. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación. En consecuencia, se recomienda a los clientes visitar y consultar frecuentemente nuestro portal: www.lostreselefantes.com.co

La presente política de privacidad entra en vigencia desde Diciembre de 2013, mes en el cual se realizó su publicación en el portal www.lostreselefantes.com.co